Op een factuur van €2.500 moeten in elk geval de volgende gegevens staan: de factuurdatum, een uniek en doorlopend factuurnummer, je bedrijfsnaam en adres, de naam en het adres van je klant, je btw-identificatienummer, een omschrijving van de geleverde dienst of producten, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Bij een bedrag van €2.500 exclusief 21 procent btw betaalt je klant €3.025: €2.500 plus €525 btw.
De verplichte onderdelen op een rij
Een factuur is een wettelijk document en moet daarom aan vaste eisen voldoen. Ontbreekt er iets, dan kan de Belastingdienst bij een controle de btw-aftrek van je klant of je eigen administratie in twijfel trekken. Controleer daarom bij elke factuur de volgende punten.
- Factuurdatum en een uniek, doorlopend factuurnummer.
- Je naam, adres en bedrijfsnaam, en die van je klant.
- Je btw-identificatienummer en bij voorkeur je KVK-nummer.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief aantallen.
- De datum waarop de levering of dienst is uitgevoerd, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.
- De betaaltermijn en je bankgegevens.
Bij een bedrag zoals €2.500 verandert er niets aan deze eisen, maar het is wel een bedrag waarbij een fout in de btw meteen om honderden euro's gaat. Zorg dus dat de berekening klopt.
Rekenvoorbeeld bij 21 procent en 9 procent btw
De meeste diensten vallen onder het hoge tarief van 21 procent. Reken je €2.500 exclusief btw, dan is de btw €525 en het totaal €3.025. Heb je een product dat onder het lage tarief van 9 procent valt, dan is de btw €225 en komt het totaal uit op €2.725. Staan er op één factuur producten met verschillende tarieven, dan moet je de bedragen per tarief apart vermelden. Zo ziet je klant precies hoeveel btw hij kan terugvragen.
Wat als je klant in het buitenland zit?
Factureer je een zakelijke klant in een ander EU-land, dan gelden vaak andere regels. In veel gevallen leg je de btw naar de klant door en zet je op de factuur het btw-nummer van de klant en de vermelding dat de btw is verlegd. Je rekent dan geen btw. Controleer het btw-nummer van de klant altijd vooraf in het VIES-systeem. Voor klanten buiten de EU gelden weer andere regels, dus vraag bij twijfel advies aan je boekhouder.
De betaaltermijn: 14 of 30 dagen?
Een standaard betaaltermijn is 14 of 30 dagen. Kies je 30 dagen, dan zie je het bedrag pas na een maand op je rekening, terwijl je de btw over de factuur al eerder moet afdragen als je btw-aangifte over die periode valt. Kies bij een bedrag van €2.500 daarom bij voorkeur een kortere termijn van 14 dagen, of vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling vooraf. Vermeld op de factuur ook wat er gebeurt bij te late betaling, zoals incassokosten of wettelijke handelsrente, zodat je klant er vooraf van op de hoogte is.
Veelgemaakte fouten die je kunt voorkomen
De meeste fouten zijn klein, maar kunnen gedoe geven. Een factuurnummer dat ontbreekt of niet doorloopt, een klantnaam die niet overeenkomt met de naam in het handelsregister, een btw-bedrag dat is afgerond op de verkeerde manier, of een datum die niet klopt. Gebruik daarom een boekhoudpakket dat nummers automatisch toekent en btw berekent. Controleer elke factuur voordat je hem verstuurt, vooral bij een groter bedrag. En bewaar al je facturen minimaal zeven jaar, want zo lang moet je ze als ondernemer in je administratie houden.
Zo pak je het aan
Maak een vaste factuursjabloon met al je gegevens, zodat je alleen nog de klantgegevens, omschrijving en bedrag hoeft in te vullen. Laat het sjabloon eenmalig controleren door je boekhouder, en gebruik het daarna voor al je opdrachten. Dat bespaart tijd en voorkomt dat een factuur terugkomt omdat er iets ontbreekt.
