Als zzp'er moet je je facturen, bankafschriften en de rest van je administratie 7 jaar bewaren. Die termijn begint op het einde van het kalenderjaar waarin de gegevens horen. Een factuur van 15 maart 2026 bewaar je dus tot en met 31 december 2033. Voor gegevens over een bedrijfspand of ander onroerend goed geldt een langere termijn van 10 jaar.
Wat valt allemaal onder de bewaarplicht?
De Belastingdienst wil kunnen controleren hoe je tot je winst en je btw-bedragen bent gekomen. Daarom moet je alles bewaren wat daarbij een rol speelt.
- Verkoopfacturen en inkoopfacturen, inclusief creditnota's.
- Bankafschriften van je zakelijke rekening en van een eventuele spaarrekening voor je bedrijf.
- Kassabonnen, bonnetjes van kleine uitgaven en betaalbewijzen.
- Contracten en offertes met klanten en leveranciers.
- Btw-aangiften en de onderliggende berekeningen.
- Je urenadministratie, als je gebruik maakt van het urencriterium.
- Gegevens over aangeschafte bedrijfsmiddelen, zoals een laptop of auto.
Alles wat voor je aangifte inkomstenbelasting of omzetbelasting van belang is, hoort in dit rijtje. Twijfel je over een document, bewaar het dan liever dan dat je het weggooit.
Wanneer begint de termijn van 7 jaar?
De termijn begint niet op de datum van het document, maar aan het einde van het kalenderjaar waarin het hoort. Daardoor geldt voor alle stukken uit 2026 dezelfde einddatum. Hieronder staan een paar voorbeelden.
- Factuur van 15 maart 2026: bewaren tot en met 31 december 2033.
- Bankafschrift van 2 december 2026: bewaren tot en met 31 december 2033.
- Factuur van 3 januari 2027: bewaren tot en met 31 december 2034.
Onroerend goed: 10 jaar
Heb je een bedrijfspand of woning gekocht, gebouwd of grondig verbouwd en daar btw-gegevens over, dan moet je die documenten 10 jaar bewaren. De termijn start dan aan het einde van het kalenderjaar waarin het pand is gekocht of in gebruik genomen.
Mag je alles digitaal bewaren?
Ja, dat mag. Je mag papieren facturen inscannen, mits de scan goed leesbaar is en je het origineel niet meer nodig hebt voor het bewijs. Zorg dat je digitale bestanden te openen en te doorzoeken blijven, ook als je van boekhoudprogramma wisselt. Maak daarom elk kwartaal een back-up op een externe schijf of in een tweede cloudomgeving. Documenten die je alleen op een telefoon bewaart, raak je bij een kapot toestel in één klap kwijt.
Zo organiseer je je administratie in 2026
Een eenvoudige mappenstructuur helpt, bijvoorbeeld per jaar en per kwartaal, met submappen voor verkoop, inkoop en bank. Geef bestanden een duidelijke naam met datum en klant, zoals 2026-03-15 factuur Jansen. Leg bij elke btw-aangifte een export van de bijbehorende bankafschriften vast, zodat je bij een controle in één keer alles kunt laten zien.
Gooi niets weg zodra de 7 jaar zijn verstreken zonder te controleren of er een lopend onderzoek, bezwaar of geschil is. Een lopende zaak kan betekenen dat je de stukken langer moet houden. Wie zijn administratie op orde houdt, heeft bij een vraag van de Belastingdienst of een klant binnen een paar minuten alles bij de hand.
