De beste KPI's voor een mkb-bedrijf zijn een handvol cijfers die direct samenhangen met je doelen en waar je zelf invloed op hebt. Denk aan brutomarge, liquiditeit, klantbehoud en de doorlooptijd van je belangrijkste proces. Kies er liever vijf die je elke maand echt bespreekt dan twintig die in een rapport verdwijnen. Een goede KPI vertelt je wat er gebeurt en zet je aan tot actie.
Wat maakt een cijfer een goede KPI?
Een KPI, of kritieke prestatie-indicator, is meer dan een getal dat je toevallig kunt meten. Het is een cijfer dat aangeeft of je op koers ligt richting een doel dat ertoe doet. Omzet is daarom niet automatisch een goede KPI. Als je omzet stijgt terwijl je marge krimpt, kun je harder werken voor minder geld.
Een bruikbare KPI voldoet aan een paar voorwaarden:
- Hij is gekoppeld aan een concreet bedrijfsdoel.
- Je kunt hem regelmatig en betrouwbaar meten.
- Iemand in je bedrijf kan het cijfer beïnvloeden.
- Er staat een streefwaarde of grens bij, zodat je weet wanneer je moet ingrijpen.
Mis je een van deze punten, dan heb je waarschijnlijk een interessant cijfer, maar geen stuurinstrument.
Welke financiële KPI's horen in elk mkb-dashboard?
Financiële cijfers vormen de basis, omdat ze laten zien of je bedrijf gezond blijft. Voor de meeste ondernemers zijn deze drie het belangrijkst:
- Brutomarge: wat er overblijft van je omzet na aftrek van de directe kosten. Dit laat zien of je prijzen en inkoop in balans zijn.
- Liquiditeit: hoeveel geld je beschikbaar hebt om rekeningen te betalen. Een winstgevend bedrijf kan alsnog in de problemen komen als het geld te laat binnenkomt.
- Debiteurentermijn: hoe lang klanten gemiddeld doen over het betalen van je facturen. Loopt dit op, dan zit je geld bij een ander.
Je boekhoudpakket kan de meeste van deze cijfers automatisch berekenen. Op Ondernemersplein vind je bovendien praktische informatie over financieel overzicht houden en administratie.
Hoe meet je klanttevredenheid en klantbehoud?
Financiële cijfers kijken vaak terug. Klantcijfers geven een signaal over wat er komen gaat. Als klanten minder vaak terugkomen, zie je dat pas maanden later in je omzet terug. Daarom is het slim om ook een paar klantgerichte KPI's te volgen.
Bruikbare voorbeelden zijn het percentage klanten dat binnen een jaar opnieuw koopt, het aantal klachten per honderd orders en de gemiddelde orderwaarde. Werk je met abonnementen of contracten, dan is het aantal opzeggingen per maand een belangrijke graadmeter. Kies de cijfers die passen bij jouw verdienmodel, niet de cijfers die bij een ander bedrijf goed werken.
Welke operationele KPI's laten zien waar het knelt?
Operationele KPI's gaan over hoe soepel je werk verloopt. Ze helpen je knelpunten te vinden voordat klanten er last van krijgen. Een webshop kijkt bijvoorbeeld naar de tijd tussen bestelling en verzending, een installatiebedrijf naar het aantal keren dat een monteur terug moet voor dezelfde klus.
Stel jezelf de vraag waar in je bedrijf de meeste vertraging of verspilling zit. Het antwoord daarop wijst vaak direct naar de juiste operationele KPI. Een paar voorbeelden:
- Doorlooptijd van offerte tot opdracht.
- Percentage orders dat op tijd geleverd wordt.
- Bezettingsgraad van medewerkers of machines.
- Aantal fouten of retouren per periode.
Hoeveel KPI's moet je volgen en hoe vaak?
Voor een klein of middelgroot bedrijf werken vijf tot acht KPI's meestal goed. Meer cijfers betekent niet meer inzicht. Je aandacht raakt verspreid en niemand voelt zich nog echt verantwoordelijk. Begin klein en voeg pas een cijfer toe als je een concrete vraag hebt die het beantwoordt.
De frequentie hangt af van hoe snel het cijfer verandert. Liquiditeit wil je wekelijks zien, klantbehoud is vaak per kwartaal genoeg. Plan een vast moment in je agenda om de cijfers te bespreken, bijvoorbeeld de eerste maandag van de maand. Zonder vast ritme wordt een dashboard al snel iets wat je alleen opent als er al iets mis is.
Hoe zorg je dat je KPI's ook echt tot actie leiden?
Een KPI heeft pas waarde als er een beslissing aan vastzit. Spreek daarom vooraf af wat je doet als een cijfer onder de grens zakt. Daalt de brutomarge twee maanden achter elkaar, dan bekijk je bijvoorbeeld je inkoopprijzen en tarieven. Loopt de debiteurentermijn op, dan scherp je je incassoproces aan.
Maak ook duidelijk wie eigenaar is van welk cijfer. Die persoon hoeft niet alles zelf op te lossen, maar zorgt wel dat het onderwerp op tafel komt. Wil je cijfers vergelijken met je branche, dan biedt het CBS statistieken over sectoren en bedrijfsleven. Ook de KVK publiceert informatie en tools die je kunnen helpen om je bedrijf beter te sturen.
Tot slot: herzie je KPI's minstens één keer per jaar. Je doelen veranderen, je bedrijf groeit en wat vorig jaar belangrijk was, kan nu minder relevant zijn. Door je set cijfers bewust te onderhouden, blijft je dashboard een hulpmiddel in plaats van een verplichting.
